Statuten

Vereniging C² - Communication Community
Lucien Outersgaarde 11 - 21, 1160 Brussel
Statuten 2017

Definitie ‘Communicatie’
Bedrijfscommunicatie of corporate communicatie behelst alle activiteiten die te maken hebben met het beheer en de uitvoering van alle externe en interne communicatie, met als doel het beïnvloeden, informeren van en in dialoog treden met alle partijen die betrokken zijn bij een bedrijf of vereniging.
Hiervoor beslaat deze communicatie vele domeinen (zonder exhaustief te zijn) : public relations, public affairs, interne communicatie, crisiscommunicatie, financiële communicatie, communicatie over verantwoord maatschappelijk ondernemen, corporate marketing communicatie, corporate publiciteit, en dergelijke meer. Het is het ruim geheel van strategiebepaling, actieplannen, processen en kanalen om met verschillende doelgroepen te communiceren (alweer zonder exhaustief te zijn) : journalisten, bloggers, de medewerkers, klanten, prospecten, politieke beslissingsnemers, partners, opiniemakers, het grote publiek, en dergelijke meer.
Communicatie en boodschappen uitgestuurd door een bedrijf, een vereniging en overheden naar haar verschillende doelgroepen wil samenhangend, geloofwaardig en ethisch verantwoord zijn.

Art. 1 - Naam
De vereniging heeft als naam ‘C²’, ook genoemd ‘C Square’ of ‘Communication Community’.

Art. 2 - Maatschappelijke zetel
De maatschappelijke zetel is gevestigd Lucien Outersgaarde 11 - 21, 1160 Brussel, gerechterlijk arrondissement Brussel.

Art. 3 - Duur
De vereniging is voor onbepaalde duur vastgelegd.

Art. 4 - Doel
De vereniging vertegenwoordigt en behartigt de belangen van natuurlijke en rechtspersonen actief in het domein van de Communicatie. Zij vertegenwoordigt zowel actieve professionals binnen een organisatie (zij het bedrijf, overheid of vereniging ) als bedrijven en zelfstandigen wiens hoofdberoep Communicatie is.
De vereniging heeft als doelstellingen :
1. De belangen behartigen van alle personen actief in Communicatie.
2. De stiel en het belang van Communicatie promoten en valoriseren naar alle belanghebbenden toe.
3. De deontologische codes eigen aan Communicatie professionals laten respecteren, laten ontwikkelen en aanpassen, en duidelijk maken aan de leden.
4. Aan Communicatie experten diensten aanbieden die hen toestaan om de professionele kwaliteit van hun activiteiten te verbeteren.
5. Hen een platform aanbieden om op fysieke of virtuele manier van gedachten te wisselen, adviezen te formuleren en ondersteuning aan te bieden.

Art. 5 - Deontologische codes
De deontologische codes die van kracht zijn voor de vereniging worden in het huishoudelijk reglement gestipuleerd.

Art. 6 – Middelen
Om haar doel te realiseren, kan de vereniging onder andere volgende activiteiten ontplooien :
1. Communicatie activiteiten opzetten om de vereniging, haar leden en haar acties beter en ruimer kenbaar te maken.
2. Evenementen, conferenties en vergaderingen organiseren.
3. Professionele opleidingen organiseren (met of zonder examens).
4. Informatie en publicaties verspreiden (offline en online).
5. De deontologische codes kenbaar maken en laten respecteren.

De vereniging kan te allen tijde nauw samenwerken met andere professionele verenigingen in België en in het buitenland, of met om het even welke vereniging die dezelfde doelen nastreeft.

Art. 7 - Leden
De vereniging heeft verschillende categorieën van leden:
1. Gewone of effectieve leden
2. Corporate leden
3. Geassocieerde leden
4. Sympathiserende leden
5. Studentenleden
6. Ereleden.
Het lidmaatschap is persoonlijk en niet overdraagbaar. Enkel de effectieve leden hebben stemrecht op de algemene vergadering. Het aantal effectieve leden is niet beperkt, het minimum aantal is negen. De raad van bestuur is het enige orgaan dat bevoegd is om leden te aanvaarden, te schorsen, te ontslaan of uit te sluiten.

Toetreding van de leden
1. Effectieve leden
Om als effectief lid te worden toegelaten, moeten de kandidaten gelijktijdig beantwoorden aan de volgende voorwaar¬den:
a. Meerderjarig en natuurlijk persoon zijn, in België beroepsmatig werkzaam zijn, en zich ertoe verbinden de statuten van de vereniging, het huishoudelijk reglement en de gedragscodes na te leven.
b. Beroepsmatig hoofdzakelijk in het domein van Communicatie actief zijn.

2. Corporate leden
Om als corporate lid te worden toegelaten, moeten de kandidaten gelijktijdig beantwoorden aan de volgende voorwaarden :
a. Een vennootschap of organisatie zijn naar Belgisch recht en niet in overtreding zijn met het Belgisch recht wat betreft fiscale verplichtingen en de sociale zekerheid.
b. Zich op gemeenschappelijke (‘Corporate’) wijze willen aansluiten voor het geheel of een gedeelte van haar personeelsleden.
c. Maximum twee personen van de vennootschap of organisatie aanduiden die hen kunnen vertegenwoordigen als effectief lid.
3. Geassocieerde leden
Dit zijn leden van een vennootschap of organisatie die aangesloten zijn als Corporate lid en die er niet de organisatie of vennootschap als effectief lid in vertegenwoordigen. Zij beschikken niet over stemrecht. Zij kunnen wel genieten van alle voorwaarden van de vereniging en aan alle activiteiten deelnemen onder dezelfde voorwaarden als de effectieve leden.
4. Sympathiserende leden
Als sympathiserende leden kunnen worden toegelaten de personen die niet voldoen aan de voorwaarden van de effectieve leden, maar die het lidmaatschap aanvragen uit hoofde van hun actieve interesse in communicatie. Zij beschikken niet over stemrecht. Zij kunnen wel genieten van alle voorwaarden van de vereniging en aan alle activiteiten deelnemen onder dezelfde voorwaarden als de effectieve leden.
5. Studentenleden
Studenten kunnen genieten van een verminderde jaarlijkse bijdrage. Het statuut van studentenlid kan gedurende twee jaar na het beëindigen van de studies behouden worden, ook na het intreden in het beroepsleven.
6. Ereleden
De toekenning van de titel van erelid wordt door de raad van bestuur voorgesteld aan de algemene vergadering omwille van specifieke verdiensten van een persoon, als erken¬ning van diensten bewezen aan communicatie in het algemeen of aan de vereniging in het bijzonder. Ereleden zijn niet gehouden tot het betalen van de jaarlijkse bijdrage.

Toetreding
Behalve voor de ereleden, gebeurt de aanvraag voor lidmaatschap bij het secretariaat of op de website van de vereniging.
In zijn aanvraag geeft de kandidaat aan op welke taallijst hij wenst te verschijnen (Frans of Nederlands).
De voorlopige beslissing tot toetreding wordt genomen door de raad van bestuur in afwachting van de bevestiging door de algemene vergadering en per e-mail aan de kandidaat gestuurd binnen afzienbare tijd. In geval van afwijzing is de raad niet gehouden aan een verklaring. De lijst van de nieuwe leden wordt ter informatie gemeld aan de algemene vergadering.
Schorsing
De raad van bestuur is bevoegd een lid te schorsen voor ten hoogste zes maand, indien dit lid heeft gehandeld in strijd met de statuten, het huishoudelijk reglement of de deontologische codes van de vereniging. De raad van bestuur kan de schorsing openbaar maken. Deze schorsing moet worden medegedeeld door de raad aan de eerstvolgende algemene vergadering.
Einde lidmaatschap
Het lidmaatschap eindigt door het overlijden van het lid, opzegging door het lid, opzegging namens de vereniging of uitsluiting. Opzeggen van het lidmaatschap door een lid gaat onmiddellijk in op het ogenblik van de ontvangst van deze informatie per brief of mail. Einde van het lidmaatschap zal aan de leden worden meegedeeld.
Opzegging en uitsluiting
Opzegging van het lidmaatschap door de vereniging geschiedt wanneer een lid, door wijziging van zijn professioneel sta¬tuut, niet meer beantwoordt aan de bepalingen van de statuten.
Uitsluiting van een lid kan door de vereniging uitgesproken worden als :
1. het lid zijn jaarlijkse bijdrage of andere schulden aan de vereniging niet heeft betaald binnen de vijftien werkdagen na ontvangst van een herinneringsbrief of -mail. Dit ontslaat het lid niet van andere financiële verplichtingen jegens de vereniging;
2. het lid gehandeld heeft in strijd met de statuten, het huishoudelijk reglement of de deontologische codes;
3. het lid op onrechtmatige wijze zware schade heeft berokkend aan de vereniging of aan een van zijn leden.
De opzegging in voorkomend geval - indien men niet meer beantwoordt aan de bepalingen van de statuten - doet zich automatisch voor op het ogenblik dat de raad van bestuur kennis krijgt van de gewijzigde omstandigheden. Deze bepaling zal enkel wel kunnen toegepast worden indien het niet meer beantwoorden aan de bepalingen objectief kan vastgesteld worden. Elke beëindiging van lidmaatschap kan aan de andere leden worden bekend gemaakt.
Uittredende of uitgesloten leden, erfgenamen van vroegere leden
Noch een lid dat zich terugtrekt of uitgesloten wordt, noch de erfgenamen van een overleden lid mogen om welke reden ook recht van eigendom, van genot of ander recht doen gelden op het bezit van de vereniging die er enige eigenares van blijft.

Art. 8 – Inkomsten / Financiën
De inkomsten van de vereniging worden samengesteld uit lidmaatschapsbijdragen van de leden, bijdragen voor geleverde diensten en activiteiten , abonnementsgelden, inschrijvingsgelden, legaten, schenkingen, sponsoring, partnerships en andere baten.
Het bedrag van het lidgeld voor effectieve leden wordt jaarlijks bepaald door de algemene vergadering die daarbuiten een toetredingsrecht kan opleggen. Het lidgeld zal een bedrag van 750€ niet mogen overschrijden. Het lidgeld kan degressief zijn, al naargelang het aantal effectieve leden die eenzelfde bedrijf of organisatie vertegenwoordigen.
Voor Corporate leden kan de vereniging een Corporate lidgeld vragen naast de individuele lidgelden, om de kosten te dekken van bijkomende diensten die hiermee gepaard gaan. Deze gemeenschappelijke aansluiting ontslaat de effectieve leden niet van hun verantwoordelijkheden als effectief lid.

Art. 9 - Beheer
Algemene vergadering
De effectieve leden vergaderen ieder jaar in algemene vergadering in de loop van het eerste semester, alsook wanneer ten minste één vijfde van de effectieve leden dit vragen.
Een besluit van de algemene vergadering is vereist voor de volgende punten:
1. de aanpassing van de statuten;
2. de benoeming en afzetting van de bestuurders en van de rekening-toezichthouders en het bepalen van hun bezoldiging, in het geval dat dit voorzien wordt;
3. de kwijting te verlenen aan bestuurders en rekeningtoezichthouders;
4. de goedkeuring van budgetten en rekeningen;
5. de ontbinding van de vereniging;
6. het aanvaarden van nieuwe leden en het uitsluiten van leden;
7. de omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk;
8. alle gevallen waar de statuten dat vereisen.

De beslissingen van de vergadering worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.
De algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen en besluiten over aanpassingen aan de statuten als de voorgestelde wijzigingen expliciet vermeld staan in de oproep en als er minstens twee derde van de gewone leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Wanneer de wijziging van de statuten betrekking heeft op het doel of op de doeleinden waarvoor de vereniging werd opgericht, kan zij alleen worden aangenomen bij unanimiteit van de deelnemers.
Bij een onvoldoende aantal kan een tweede vergadering geldige beslissingen treffen, ongeacht het aantal deelnemers. De vereiste meerderheid blijft dezelfde. De tweede vergadering mag niet binnen vijftien dagen volgend op de eerste vergadering worden gehouden.
1. Oproep, stemrecht, vertegenwoordiging
De uitnodigingen voor de algemene vergaderingen worden namens de raad van bestuur ten minste veertien dagen van tevoren verzonden en zij vermelden plaats, datum, uur en agenda van de bijeenkomst. Alleen de effectieve leden die in regel zijn met hun ledenbijdrage, hebben stemrecht. De beslissingen van de algemene vergadering worden ter kennis gebracht van de leden. De effectieve leden kunnen zich door een ander effectief lid laten vertegenwoor¬digen. Niemand mag echter meer dan drie volmachten hebben.
2. Agenda
Elk voorstel ondertekend door ten minste één twintigste van de gewone leden wordt op de agenda gebracht. Er mag van de agenda worden afgeweken als een meerderheid van de deelnemers aan de algemene vergadering de bespreking van een bijkomend agendapunt goedkeurt.
3. Notulen
De notulen van de algemene vergadering worden ondertekend door de voorzitter en twee bestuurders en door de leden die erom verzoeken. De aan derden te verstrekken teksten of uittreksels worden ondertekend door de voorzitter of door twee bestuurders. De effectieve leden en belanghebbenden kunnen de notulen inzien op het zeteladres.
Nazicht van de boekhouding en van de rekening
Twee effectieve leden worden belast met het nazicht van de boekhouding en van de rekeningen, bij het afsluiten van het boekjaar. Zij worden benoemd door de algemene vergadering.
Raad van bestuur
Het beheer van de vereniging is toevertrouwd aan een raad van bestuur die bestaat uit maximum 14 bestuurders verkozen door de algemene vergadering onder de effectieve leden. De bestuurders verkiezen een voorzitter en een ondervoorzitter onder zich.
Wanneer de voorzitter verhinderd is, worden zijn functies waargenomen door de ondervoorzitter of door de bestuurder die het langst in functie is.
Verkiezing en duur van de mandaten
Bestuurders worden benoemd en ontslagen door de algemene vergadering. Zij worden benoemd voor drie jaar en hun mandaat is hernieuwbaar. Elke bestuurder kan ontslag nemen door een brief of e-mail te sturen aan de raad van bestuur. Wanneer er een plaats als bestuurder vrij komt, door overlijden, ontslag, uitsluiting of niet gemotiveerde afwezigheden gedurende de loop van het boekjaar, kan de raad van bestuur een vervanger uitnodigen, zonder stemrecht. De uiteindelijke benoeming tot bestuurder moet ter goedkeuring voorgelegd worden aan de eerstvolgende algemene vergadering. De opzegging van het lidmaatschap van een bestuurder ontslaat deze laatste niet van zijn verantwoordelijkheden ten overstaan van de vereniging en te overstaan van derden, zolang hij hiervan niet ontslagen wordt door de algemene vergadering.
Werking en bevoegdheden van de raad van bestuur
De raad van bestuur beschikt over de ruimste bevoegdheden om de vereniging te beheren en haar doel te verwezenlijken. De raad van bestuur is bevoegd voor alle gevallen die niet door de wet aan de algemene vergadering zijn toegewezen.
De raad vergadert, na bijeenroeping door zijn voorzitter, ten minste driemaal per jaar. De raad van bestuur beslist als college. De meerderheid van de bestuurders moet aanwezig zijn, en daarvan moet een gewone meerderheid akkoord gaan.
Handtekeningen
Overeenkomsten die de vereniging afsluit en die haar binden, worden samen ondertekend door twee bestuurders.
Commissies
De raad van bestuur kan beslissen om “commissies” op te richten, die samenkomen over specifieke vraagstellingen of om de belangen te behartigen van een welomschreven categorie van effectieve leden. Elke vraag tot oprichting van een commissie moet aan de Raad van Bestuur voorgelegd worden, volgens de modaliteiten voorzien in het huishoudelijk reglement. De beslissing om een Commissie op te richten wordt genomen door de raad van bestuur.
De vereniging zal, van bij haar oprichting, de Commissie “Consultancies” voorzien, die de belangen behartigt van de adviesbureau’s in Public Relations en Public Affairs.
Elke commissie kan naar de raad van bestuur een effectief lid afvaardigen, die zetelt als bestuurder, na verkiezing door de algemene vergadering.

Art. 10 - Boekjaar, begroting, boekhouding
Het boekjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december. Ieder jaar worden door de raad van bestuur aan de gewone algemene vergadering de rekeningen over het afgelopen boekjaar en het budget van het jaar ter goedkeuring voorgelegd, en de kwijting wordt verleend. Het vermogen van de vereniging omvat alle roerende en onroerende goederen die zij met of zonder verplichtingen heeft verworven en waarvan het bezit haar bij de wet is toegestaan. Het maatschappelijk kapitaal wordt gespijsd door de bijdrage van de leden, particuliere schenkingen en legaten, toelagen van de overheid en alle andere inkomsten waarvan de vereniging van rechtswege mag genieten.

Art. 11 - Besteding van het vermogen
De algemene vergadering beslist over het gebruik van het vermogen en van de inkomsten.
De raad van bestuur beschikt over de nodige liquide middelen om het normaal beheer van de vereniging te garanderen. Wat de schenkingen betreft, kan over de belegging ervan beslist worden door de raad van bestuur en deze is gemachtigd dit te doen door een algemene vergadering waarbij dit punt uitdrukkelijk op de agenda is geplaatst en waarbij het aantal aanwezigen en uitgebrachte stemmen, bereikt wordt. In geen geval mag de vereniging aandelen of deelbewijzen in handelsvennootschappen nemen.

Art. 12 - Ontbinding
De algemene vergadering spreekt zich uit over de ontbinding. Zij stelt terzelfder tijd de wijze van vereffening vast, benoemt één of meer vereffenaars en bepaalt hun bevoegdheden. In geval van ontbinding van de vereniging worden de reserve en de verwezenlijkingswaarde van het patrimonium integraal in eerste aanleg toegewezen aan één of meer erkende groeperingen met een gelijkaardig maatschappelijk doel en in tweede aanleg aan één of meer erkende liefdadigheidsinstellingen.